ผู้ผลิตเฟอร์นิเจอร์สำนักงานแนะนำ – R&D ง่ายๆ สำหรับออฟฟิศที่มีขนาดเล็ก

fur-00

ในปัจจุบันที่ทำงานอาจเปรียบเสมือนบ้านสำหรับใครหลายคน บางคนยอมออกมาจากบ้านแต่เช้าเพื่อเลี่ยงสภาพการจราจรติดขัดจะได้เดินทางไปถึงที่ทำงานตรงเวลา และยังต้องอยู่จนดึกดื่นเพื่อเคลียร์งานที่ค้างอยู่ให้เสร็จทัน เรียกได้ว่าแทบจะใช้ชีวิตในที่ทำงานมากกว่าอยู่บ้านเสียอีก ซึ่งถ้าสภาพแวดล้อมในที่ทำงานทำให้รู้สึกไม่สะดวกสบาย ก็คงเป็นเรื่องยากที่จะใช้ชีวิตในที่ทำงานอย่างมีความสุขได้ทั้งวัน ปัญหานี้แก้ได้ง่ายๆ โดยอาศัยความร่วมมือจากทุกคนในองค์กร โดยการให้พนักงานทุกคนได้เป็นส่วนหนึ่งในการจัดออฟฟิศและพื้นที่ที่ตัวเองใช้สอยอยู่ทุกวัน เพื่อสร้างบรรยากาศการทำงานให้ดีขึ้นอย่างที่ตัวเองต้องการ โดยนำหลักการ Research & Development เข้ามาปรับปรุงการจัดออฟฟิศได้ด้วย
หลักคิด R&Dหลักการของ R&D เป็นกระบวนการคิดในการพัฒนาสิ่งต่างๆ จากสิ่งที่มีอยู่ให้ไปในทางที่ดีขึ้นอันที่จริงแล้วหลักการของ R&D (Research and Development หรือกระบวนการวิจัยและพัฒนา) นั้นเป็นกระบวนการคิดในการพัฒนาสิ่งต่างๆ จากสิ่งที่มีอยู่ให้ไปในทางที่ดีขึ้น ซึ่งมีเหตุผลมากมายในการทำ R&D ไม่ว่าจะเป็นเพื่อเพิ่มยอดขาย เพื่อลดต้น หรือแม้แต่การเพิ่มความหลากหลายของสินค้าเดิมที่มีอยู่
ซึ่งโดยสำหรับการทำ R&D สำหรับธุรกิจนั้นจะเน้นน้ำหนักไปที่การวิจัยและพัฒนาผลิตภัณฑ์ บริการ หรือระบบบริหารงานภายในองค์กร โดยเฉพาะในออฟฟิศนั้น มีจุดประสงค์หลักๆ เพื่อให้ระบบการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำให้ทุกคนในที่ทำงานเกิดความพอใจกับบรรยากาศในที่ทำงานอยู่ทุกๆ วัน
R&D กับการปรับปรุงสถานที่ทำงานเราสามารถประยุกต์การทำ R&D มาใช้ในการปรับปรุงออฟฟิศเราให้น่าอยู่ขึ้นได้เช่นกัน โดยเริ่มจากการ Research หรือวิจัยก่อน นั่นหมายความต้องหาข้อมูลพื้นฐานที่มีอยู่เสียก่อนว่าเราจะพัฒนาอะไรบ้าง มีอะไรที่ดีอยู่และยังพัฒนาต่อได้อีกไหม หรือมีอะไรที่ควรปรับปรุงให้ดีขึ้นบ้าง เมื่อนำมาประยุกต์กับการจัดบริษัทแล้วก็เปรียบเสมือนการดูว่าพื้นที่ส่วนไหนที่ทำให้รู้สึกไม่สบาย ไม่เอื้ออำนวยต่อการทำงาน หรือมีมุมไหนที่นั่งแล้วสบายใจทำให้งานคืบหน้าไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
จนถึงขั้นต่อมาคือการ Development หรือขั้นพัฒนา ซึ่งนำมาปรับใช้ในออฟฟิศได้โดยนำข้อมูลต่างๆ ที่เราสรุปมาได้จากการศึกษาข้อมูลมาประยุกต์ปรับเปลี่ยนเพื่อให้ออฟฟิศของเรากลายเป็นสถานที่ทำงานที่เหมาะสมและตรงกับความต้องการของทุกคน ซึ่งถ้าเปลี่ยนแล้วออกมาดีก็เก็บเอาไว้ ถ้ายังไม่ดีก็ยังต้องทำ R&D กันต่อไปเรื่อยๆ จนกว่าจะเจอการจัดออฟฟิศที่ดีที่สุด
ลองดูขั้นตอนง่ายๆ ในการทำ R&D ในออฟฟิศดังนี้

1. Research: ระดมความคิดว่าอยากปรับเปลี่ยนส่วนใดบ้างพยายามอย่าจำกัดความคิดหรือมัวคิดว่าต้องใช้เงินทุนเพิ่มมากขึ้นอีกเท่าไร เพราะเราสามารถมาดูและปรับเปลี่ยนเพิ่มหรือลดแบบทีหลังได้เริ่มต้นแจกกระดาษให้พนักงานคนละใบ ให้พนักงานทุกคนระบายถึงสิ่งที่ตัวเองไม่ชอบในที่ทำงาน พร้อมทั้งให้บอกว่าอยากให้รูปลักษณ์ของออฟฟิศหลังปรับแต่งแล้วเป็นแบบไหน นี่คือวิธีเริ่มต้นง่ายๆ ในการทำ Research ความต้องการของพนักงานแต่ละคนว่าอยากได้พื้นที่ส่วนตัวรูปแบบใด ก่อนที่จะนำข้อมูลของแต่ละคนมาปรึกษากันว่าเมื่อนำแบบนั้นหรือแบบนี้มาวางอยู่ในพื้นที่เดียวกันจะออกมาเป็นอย่างไร สิ่งสำคัญในหัวข้อนี้ก็คือพยายามอย่าจำกัดความคิดหรือมัวคิดว่าต้องใช้เงินทุนเพิ่มมากขึ้นอีกเท่าไร เพราะเราสามารถมาดูและปรับเปลี่ยนเพิ่มหรือลดแบบทีหลังได้ เพื่อที่เราจะได้ความคิดสร้างสรรค์แบบไม่มีขอบเขตจากพนักงานแต่ละคนจริงๆ
2. Research: เปิดหูเปิดตาตามร้านเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน หาเวลาว่างออกไปเดินเที่ยวร้านเฟอร์นิเจอร์สำนักงานสัก 1-2 ชั่วโมง เพื่อดูรูปแบบการจัดพื้นที่ตัวอย่าง หรือชมพวกของตกแต่งเก๋ๆหากระดมความคิดกันแล้วแต่ยังนึกภาพไม่ออกว่าจริง ๆ แล้วแต่ละคนต้องการพื้นที่สไตล์แบบไหน เราก็อาจหาเวลาว่างออกไปเดินเที่ยวร้านเฟอร์นิเจอร์สัก 1-2 ชั่วโมง เพื่อดูรูปแบบการจัดพื้นที่ตัวอย่าง หรือชมพวกของตกแต่งเก๋ๆ ที่เข้าตาเพื่อให้เกิดไอเดียนำมาปรับใข้กับที่ทำงานตัวเองเพิ่มขึ้น และของชิ้นหนึ่งที่อยากแนะนำคือผนังฉากกั้นตัวที ซึ่งเป็นผนังฉากกั้นลักษณะเป็นรูปตัวที่มีล้อเลื่อนอยู่ด้านล่าง มีหลายรูปแบบทั้งความสูงต่างกัน แบบใสและแบบทึบ หรือแม้กระทั่งแบบมีไวท์บอร์ดติดในตัว เพราะผนังฉากกั้นเหล่านี้ง่ายต่อการเคลื่อนย้ายและปรับเปลี่ยนพื้นที่ได้เกือบตลอดเวลา อีกทั้งยังใช้สร้างความเป็นส่วนตัวได้อีกด้วย นอกจากนี้ก็อาจจะลองดูเฟอร์นิเจอร์หรือของตกแต่งที่น่าจะทำให้ออฟฟิศสะดวกและน่าอยู่ไว้เป็นแนวทาง อย่าลืมจดว่าแต่ละคนชอบและสนใจอะไรกันบ้าง หรือจะใช้กล้องถ่ายรูปถ่ายภาพเก็บเอาไว้ก็ได้ถ้าหากทางร้านไม่ได้ห้าม
3. Development: เริ่มต้นจัดออฟฟิศหลังจากหาไอเดียและอุปกรณ์ในการจัดพื้นที่ต่างๆ ได้แล้ว ก็ถึงเวลาลงมือทำ แม้ว่าจะเป็นการดีไซน์แบบตามใจตัวเอง แต่ก็ต้องคำนึงถึงหลักการบางอย่าง เช่น เรื่องตำแหน่งที่นั่งของแต่ละคนเข้ากับกระบวนการทำงานในองค์กรหรือไม่ ใครติดต่อกันบ่อยๆ ก็ควรให้นั่งใกล้กันเพื่อจะได้ประสานงานกันสะดวกขึ้น หรือลองให้เจ้าของกิจการหรือผู้ต้องประสานงานติดต่อกันคนในออฟฟิศบ่อยๆ นั่งตรงกลางห้องเพื่อให้เข้าถึงได้ทุกคน ที่สำคัญต้องไม่ลืมด้วยว่าถ้าหากลูกค้าต้องมาที่ออฟฟิศก็ควรสร้างรูปแบบให้องค์กรดูมีความน่าเชื่อถือและดูเป็นมืออาชีพด้วย
4. Development: พัฒนาต่อออฟฟิศขนาดเล็กอาจได้เปรียบองค์กรใหญ่ๆ มากกว่าในเรื่องการเคลื่อนย้ายหรือจัดวางของต่างๆ และถึงแม้ว่าการปรับเปลี่ยนที่ทำงานใหม่ครั้งแรกๆ อาจยังไม่ลงตัวสักเท่าไร ก็ควรมีการจัดบันทึกและวัดผลว่ามีผลดีหรือผลเสียต่างจากเดิมอย่างไร แบบไหนที่ทำให้งานเดินไปได้เร็วกว่า หรือแบบไหนทำให้พนักงานมีความสุขและกระตือรือร้นในการทำงานได้มากกว่า เพื่อที่จะได้ให้เกิดการพัฒนาให้ดียิ่งขึ้นอีกในการปรับแต่งออฟฟิศครั้งต่อไป
จะเห็นได้ว่าการทำ R&D นั้นอาจไม่จำเป็นสำหรับการปรับปรุงตัวสินค้าหรือหาผลิตภัณฑ์ใหม่เพียงอย่างเดียว เพราะด้วยแนวคิดของ R&D ที่มีไว้สำหรับสำรวจทุกสิ่งที่มีอยู่ว่าดีพอแล้วหรือยัง และเราสามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างไรบ้าง ทำให้เราสามารถหลักการนี้มาประยุกต์กับสิ่งต่างๆ ได้เช่นกัน ซึ่งการจัดออฟฟิศใหม่ก็เป็นตัวอย่างที่สามารถดึงแนวคิดนี้มาใช้ได้ จากการสำรวจว่าบรรยากาศในที่ทำงานเราเป็นอย่างไร และเราจะปรับปรุงสิ่งที่ไม่ชอบได้อย่างไร ซึ่งเห็นได้ชัดว่าการนำ R&D มาประยุกต์ใช้ในการปรับแต่งออฟฟิศไม่ใช่เรื่องยากเลย และด้วยวิธีการเหล่านี้ก็ช่วยให้พนักงานทุกคนได้มีส่วนร่วมในการค้นหาและได้ทดลองสิ่งใหม่ๆ ที่ช่วยพัฒนาให้การทำงานในออฟฟิศมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อีกด้วย